Comment planifier de manière efficace en 4 étapes ?

Des plans efficaces font la différence entre le succès et l’échec dans les organisations. De nombreuses organisations ont de bonnes idées, mais elles ne sont pas structurées en un plan cohérent. Cet article vous propose un processus en quatre points qui vous aidera à organiser les idées en un plan. Ce processus peut aider efficacement les organisations à se fixer de nouveaux objectifs ou à aider les entreprises en démarrage à structurer leurs plans d’affaires. C’est un point de départ pour l’élaboration d’une stratégie. 

Pour lancer le processus, commencez par un tableau blanc ou un tableau mural. Une représentation visuelle des discussions, au tableau blanc ou sur papier, permet aux participants de s’aligner sur le plan tout au long du processus. Il sert également de document historique visuel de l’élaboration du plan. Ce point central visuel maintient l’attention sur les considérations à long terme pendant que vous travaillez tout au long du processus.

L’accord

La première étape de ce processus consiste à dresser une liste des éléments qui, de l’avis de tous, doivent être inclus dans un plan réussi. L’unité est le point de départ. Au cours de cette étape, les participants discutent des aspects du plan sur lesquels ils sont entièrement d’accord. Dans un quadrant du tableau blanc ou sur papier, inscrivez les aspects qui, de l’avis de tous, sont essentiels à la réussite du projet. L’accord peut être lié à la définition de la mission, à la recherche de mots qui décrivent la culture ou au choix des objectifs importants. La discussion doit être fluide, puisque tous se sont préalablement mis d’accord sur les points de discussion. S’il y a des dissensions au cours de cette période, ces questions seront abordées plus tard au cours de la partie du dialogue portant sur les défis. Bien souvent, les délibérations peuvent se tourner vers les problèmes avant même d’examiner comment les gens voient les points communs de la cause. La valeur ajoutée de cette section est que les participants commenceront le processus avec un sentiment d’unité.

Les défis et préoccupations

Au cours de cette partie du plan, parlez des préoccupations ou des défis qui doivent être abordés à un moment donné au cours du processus. Dans ce quadrant, inscrivez les questions qui doivent être résolues ou les sujets de conversation qui doivent faire l’objet d’un débat. Cette partie du processus n’est pas l’occasion de tenir des débats approfondis sur les défis à relever, mais plutôt de dresser une liste des délibérations qui doivent avoir lieu pendant le processus pour unifier le plan. Les participants n’essaient pas de résoudre les problèmes pour l’instant. Ils ne font qu’identifier les domaines du plan qui doivent être abordés et résolus au fur et à mesure que vous faites avancer le processus. La verbalisation des défis donne aux participants l’occasion de réfléchir individuellement à des solutions avant de fixer un moment pour se rencontrer en équipe et réfléchir à la façon de résoudre le problème. La valeur ajoutée de cette section est que les participants peuvent identifier les défis potentiels qui devront être résolus pour créer le nouveau plan ou la nouvelle organisation.

Les échéanciers

Une fois que vous avez dressé une liste des sujets d’accord et des sujets de difficulté ou de préoccupation, vous devriez établir un échéancier pour établir les activités convenues et déterminer à quel moment vous devez aborder les questions. Au cours de cette section, assurez-vous que les activités incorporées dans l’échéancier sont distribuées aux membres de l’équipe pour qu’ils les terminent. Le fait d’avoir une personne et du temps pour chaque événement ajoute de la clarté et de la cohésion au processus. Souvent, au cours de séances de remue-méninges, de grandes idées sont créées, mais elles peuvent être mises de côté en l’absence d’échéanciers pour assurer la reddition de comptes. Vous pouvez maintenir le calendrier en demandant à quelqu’un de le gérer ou en utilisant un outil logiciel qui permet à tous les participants de surveiller et de suivre l’ensemble des activités convenues. à chaque réunion, passez en revue l’échéancier, puis mettez-le à jour au fur et à mesure que vous progressez dans la réalisation des objectifs. La valeur ajoutée de cette section réside dans le fait que les échéanciers établissent un cadre pour faire avancer le plan.

Le support

Le dernier quadrant est une liste des personnes, des finances et des autres formes de soutien disponibles pour ce plan ou un nouvel organisme. Cette partie du processus donne à l’équipe une liste visuelle des ressources qui sont ou seront disponibles pour l’aider à créer un nouveau plan ou une nouvelle organisation. Plus vous avez une vue d’ensemble des ressources, plus vous découvrirez de possibilités qui vous aideront à créer votre plan ou votre organisation. L’avantage de cette section est que la liste offre aux participants une vue d’ensemble de toutes les ressources qui peuvent être disponibles pour les aider à créer le plan. 

Il ne faut jamais oublier que les plans ne sont rien. La planification, c’est tout. Le processus d’élaboration des plans est l’élément le plus important à considérer. Un plan efficace organise les grandes idées en une stratégie qui maintient les individus concentrés et les projets sur la bonne voie. Cette structure favorise l’unité, permet de relever les défis et aide à respecter les échéanciers essentiels à l’avancement du plan.

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