Pourquoi traiter l’archivage des documents au sein d’une entreprise ?

Toute entreprise est confrontée quotidiennement à la problématique de la gestion de documents physiques ou numériques. Pour faciliter la conservation, le classement et l’accès aux documents qui ne présentent plus un intérêt immédiat, il est recommandé de faire appel à des professionnels possédants les certifications nécessaires.

Un organisme tiers spécialisé dans le traitement des archives sera votre meilleur partenaire pour dresser un état des lieux de vos besoins, avec pour finalité d’optimiser l’organisation, la gestion et le stockage des documents existants et à venir au sein de vos locaux. Parce que les choses évoluent, une stratégie efficace passe désormais par un archivage matériel, associé à la numérisation des documents et un archivage numérique optimisé.

Ce traitement documentaire amène à une gestion hybride particulièrement fiable et efficace. C’est aussi une petite révolution qui nécessite un accompagnement personnalisé et de l’écoute pour que la transition s’effectue en douceur ! Au final : gain de place et de temps, respect du cadre juridique, certitude d’accéder rapidement à chaque document essentiel.

Opération de traitement des archives physiques

En amont de la création d’un fonds documentaire et de son système de gestion, seuls des experts polyvalents et qualifiés sauront identifier de manière précise et exhaustive ce qui doit être conservé et ce qui peut être détruit. Spécialiste du traitement documentaire, le prestataire maîtrise les risques juridiques des entreprises sur le bout des doigts ainsi que les « points sensibles » selon le secteur d’activité. Il est capable d’identifier les documents à protéger mais aussi de respecter les normes et réglementations en vigueur.

Avec les services éclairés d’une équipe d’experts en archivage, vous aurez la certitude de ne garder que l’essentiel dans des conditions optimales. À tout moment, votre entreprise sera en mesure de restituer chaque pièce importante dans le cas d’un litige, d’un sinistre ou d’un contrôle administratif… Après cette vérification minutieuse de vos archives préexistantes, vous allez tout d’abord économiser de la place et gagner en efficacité !

La numérisation sur site des documents

Selon votre secteur d’activité (secteurs de pointe de l’industrie, industrie pharmaceutique, etc.) la numérisation sur site présente des avantages indéniables et constitue une option de sécurité optimale. Réalisé au sein même de vos locaux par des professionnels, ce traitement est recommandé dans le cas de documents présentant un haut niveau de confidentialité : contrats, brevets, documents anciens ou dossiers techniques.

En privilégiant ce processus, vous évitez les inconvénients d’un transfert ainsi que tout risque lié à la sortie de documents sensibles de votre entreprise.

Quels sont les avantages :

• • La préservation de la confidentialité de vos documents grâce à une opération contrôlée, effectuée sur place en assurant un minimum de manipulations.
  • La réduction des coûts liés aux moyens logistiques à mettre en place (préparation, transport, manutention, etc.)
  • La flexibilité, cette solution permet de conserver les documents à disposition tout au long du traitement pour maintenir votre activité pendant la numérisation.

Archivage numérique : le point sur les normes actuelles

Depuis plusieurs années, la réglementation concernant la notion d’archivage numérique a évolué, tout comme les notions de « document original » et « copie conforme » qui ont désormais la même valeur probatoire qu’une copie numérisée fidèle. Autant de pistes qui tendent vers la disparition des documents papier. Pour les entreprises amenées à produire ou manipuler des documents sensibles ou strictement confidentiels, c’est aussi un progrès qui facilite le stockage et le classement tout en offrant une gestion fiable et sécurisée directement sur site ou en externe.

Aujourd’hui strictement définis et contrôlés, l’archivage numérique et les prestations de numérisation fidèles répondent aux normes NF Z 42-013 et NF Z 42-026 qui seront bientôt associées à une certification. Ces normes homologuées constituent un socle spécifique concernant les conditions à remplir pour les dispositifs de numérisation fidèle ainsi que les Systèmes d’Archivages Electroniques ou SAE. Ce progrès rend accessible le traitement de l’archivage dans le respect des normes en vigueur aux entreprises qui le souhaitent. Un archivage numérique sécurisé, c’est possible grâce à la mise en place d’une chaîne de numérisation fiable répondant aux critères qualitatifs de la norme NF Z 42-026.

En faisant appel à un prestataire de services spécialisé, vous bénéficierez d’un accompagnement personnalisé pour mettre en place le traitement documentaire qui conviendra le mieux à vos besoins, sans nécessiter aucun transfert de document physique.

Restitution des documents et archivage : différentes solutions

Après les étapes de préparation, puis la numérisation, vient le temps de la restitution et de l’archivage de vos documents au sein de votre entreprise ou en externe. La solution définie avec le tiers archiveur va permettre :

• • • l’intégration et la mise à disposition en ligne et de manière sécurisée de toutes vos archives numérisées,
    • l’archivage numérique via un hébergement fiable et sécurisé, ou la mise en place d’un SAE à vocation probatoire conforme à la norme NF Z 42-013.

À terme, les évolutions juridiques et la mise en place de ces normes permettront d’éliminer les originaux papiers.

Vers la mise en place d’un processus de dématérialisation des processus

Et si vous décidiez d’améliorer votre organisation en interne, de moderniser les processus existants ?
La dématérialisation présent plusieurs avantages :

• • • Réalisation d’économies conséquentes de papier,
    • Simplification du travail de tous vos collaborateurs,
    • Diffusion multicanal et sécurisée pour tous vos échanges de documents,
    • Traçabilité de l’ensemble de vos documents par un système de suivi et de gestion performant,
    • Exploitation de tous vos documents, optimiser leur gestion et leur archivage,
    • Maitrise totale de l’ensemble des risques juridiques.

En faisant appel à un expert, vous allez pouvoir aborder ce changement en toute sérénité. Il est recommandé de s’adresser à une société spécialisée dans les services documentaires afin d’envisager la stratégie de transformation digitale la mieux adaptée à votre structure. Après une analyse de vos besoins, elle pourra vous proposer une solution sur mesure et vous accompagner tout au long des différentes étapes de transition. La prestation proposée doit d’une part respecter une chaîne de conformité.

De la conservation des documents physiques à la gestion des archives numériques en passant par la dématérialisation de vos processus métier, l’éventail des solutions proposées doit être à la mesure de vos attentes et rigoureusement contrôlé. Il doit également prendre en compte la dimension humaine de l’opération. Dialogue et écoute de la part de vos interlocuteurs seront les clés de la réussite !

Locarchives, un partenaire de confiance

Vous recherchez une solution de gestion documentaire personnalisée et sécurisée pour votre entreprise ? Leader dans le domaine des services documentaires, du tiers archivage, du conseil et de l’assistance, Locarchives met 40 ans d’expertise ainsi que 7 labels, certifications et agréments au service de ses clients. Objectif : pérenniser vos documents, optimiser le partage de l’information et rationaliser vos processus en tenant compte de vos enjeux et en intégrant l’aspect humain d’une telle démarche.